Tilbudsbrev

Fra et tilbud kan det sendes tilbudsbrev til kunden. Dette kan sendes på e-post direkte til angitt kontaktperson, eller det kan lastes ned som PDF og skrives ut på papir.

Innledende og avsluttende tekst hentes i utgangspunktet fra standardtekstene som er angitt i Systeminnstillinger, men de kan redigeres før tilbudsbrev sendes.

Før tilbudsbrev sendes er det også mulig å redigere kalkylene. Tekstområdet i midten vil hente data fra kalkyler og innstillinger på ordren. Innholdet her er ulikt avhengig av hvilken type ordre det er. Dersom det på tilbudet er satt opp flere alternative kalkyler, vil alle alternativene listes opp under hverandre. Disse kan her redigeres før tilbudsbrevet sendes. Endringer i prisfelter her vil ikke påvirke priser satt i kalkylen på ordren. Formålet med denne er å «pynte» på tilbudsbrevet og redigere eventuelle tekster og omfordele priser. F.eks. hvis det er satt en prisjustering eller levering på tilbudet som ikke skal med i tilbudsbrevet, kan linjen slettes og prisen «innbakes» blant de andre prisene.

Dersom du gjør endringer i kalkylene etter at teksten på tilbudsbrevet er lagret, kan du oppdatere kalkylen med oppdatert informasjon fra ordren ved å klikke «Regenerer». Merk at dette sletter alle endringer du har gjort i kalkyleteksten og erstatter med informasjon fra tilbudet, så eventuelle tekster og justeringer du ønsker å ta vare på bør kopieres før du regenererer.

Klikk knappen «Lagre tekst» for å lagre endringene gjort i teksten. Når tekster og kalkyler er på plass, klikk «Lag PDF» for å generere tilbudsbrevet. Dette kan så sendes til kunden via fanen «Utsending», eller du kan klikke «Se PDF» for å laste ned PDF-en.

Utsending

Utsending er ferdig utfylt med navn og e-postadresse til ordrens kontaktperson. Emne-feltet hentes automatisk fra navnet på tilbudet. Skriv så melding og klikk «Send tilbud» for å sende tilbudet på e-post. Tilbudsbrevet følger med e-posten som vedlegg. Kopi av e-posten sendes til den innloggede brukeren som sendte tilbudsbrevet. Dersom det i systeminnstillinger er satt en default oppfølgingsfrist, vil oppfølgingsfrist på tilbudet oppdateres til en dato tilsvarende det antall uker som er definert der.

Gjenfinning

Alle tilbudsbrev som er sendt til en kunde blir arkivert i kundens dokumentarkiv. Marker kunden i kunderegistreret og klikk  for å åpne dette dokumentarkivet.

Editor-valg

I vinduet for «rediger kalkylene» vil du ha en fritekst-editor med følgende verktøy:

Gjør markert tekst halvfet.

Gjør markert tekst kursiv.

Endre fontstørrelse.

Angre endringer.

Utfør endringer likevel.

Venstrejuster tekst.

Sentrer markert tekst.

Høyrejuster markert tekst.

Slett kolonne fra tabell (som skrivemerket står i).

Slett rad fra tabell (som skrivemerket står i).

Legg til kolonne bak kolonnen som skrivemerket står i.

Legg til kolonne foran kolonnen som skrivemerket står i.

Legg til rad under raden som skrivemerket står i.

Legg til rad over raden som skrivemerket står i.

Slå sammen markerte tabell-celler.

Valg for tabell-raden.

Valg for tabell-cellen.