Relaterte temaer

Ordrebekreftelse

Fra en ordre kan det sendes ordrebekreftelse til kunden. Dette kan sendes på e-post direkte til angitt kontaktperson, eller det kan lastes ned som PDF og skrives ut på papir.

Innledende og avsluttende tekst hentes i utgangspunktet fra standardtekstene som er angitt i Systeminnstillinger, men de kan redigeres før tilbudsbrev sendes.

Før ordrebekreftelse sendes er det også mulig å redigere kalkylene. Tekstområdet i midten vil hente data fra kalkyler og innstillinger på ordren. Innholdet som hentes inn er ulikt avhengig av hivilken type ordre det er. Disse kan her redigeres før ordrebekreftelsen sendes. Endringene her vil ikke vil påvirke priser satt i kalkylen på ordren. Formålet med denne er å «pynte» på ordrebekreftelsen og redigere eventuelle tekster og omfordele priser. F.eks. hvis det er satt en prisjustering eller levering på tilbudet som ikke skal med i ordrebekreftelsen, kan linjen slettes og prisen «innbakes» blant de andre prisene.

Dersom du gjør endringer i kalkylene etter at teksten på ordrebekreftelse er lagret, kan du oppdatere kalkylen med oppdatert informasjon fra ordren ved å klikke «Regenerer». Merk at dette sletter alle endringer du har gjort i kalkyleteksten og erstatter med informasjon fra ordren, så eventuelle tekster og justeringer du ønsker å ta vare på bør kopieres før du regenererer.

Klikk knappen «Lagre tekst» for å lagre endringene gjort i teksten. Når tekster og kalkyler er på plass, klikk «Lag PDF» for å generere ordrebekreftelsen. Dette kan så sendes til kunden via fanen «Utsending», eller du kan klikke «Se PDF» for å laste ned PDF-en.

Utsending

Utsending er ferdig utfylt med kontaktpersonens navn og e-postadresse. Emne-feltet hentes automatisk fra navnet på tilbudet. Skriv så melding og klikk «Send ordrebekreftelse» for å sende e-post. Bekreftelsen følger med e-posten som vedlegg.

Dersom valget «Endringslogging etter sendt ordrebekreftelse» i systeminnstillinger er aktivert, vil ordren bli «låst» når ordrebekreftelse er generert på en ordre. Endringer som gjøres på ordren etter dette blir logget og må beskrives med en endringsmelding.

Gjenfinning

Alle ordrebekreftelser som er sendt til en kunde blir arkivert i kundens dokumentarkiv. Marker kunden i kunderegistreret og klikk for å åpne dette dokumentarkivet.