Opprette ny kunde

Opprett en ny kunde ved å klikke  over kunderegisteret.

Alle felter som er merket med gul bakgrunn må fylles ut. Dersom du ikke har fyllt ut alle de obligatoriske feltene, vil du få en advarsel om dette. Det blir også angitt grafisk hvilke felter som ikke er tilstrekkelig utfylt:

Reskontonummer hentes fra økonomisystemet, det nummeret kunden er registrert med der.

Firmatype

En kunde kan tilhøre én av tre firmatyper:

Kunde
En vanlig kunde. En kunde kan være «eid» av en broker.

Broker
En broker er en kunde som kan merkes som «eier» av andre kunder. Dette for å styre hvem som kommer opp som valg for fakturering og leveringsadresser for denne brokerens ordrer. Brokerens ordre kan faktureres direkte mot én eller flere andre kunder.

En kunde som er broker, har tilgang til å opprette sine kunder i OnTop, som således blir knyttet til brokeren.

Broker uten kunde
En broker kan også oppsettes som en kunde med brokertilgang til OnTop, men som ikke skal ha egne kunder. Alle tilganger til ordre og priser vil da følge tilgangen som broker, men denne brokeren kan ikke opprette og administrere egne kunder.

Avdeling
En kunde kan settes til å være avdeling av en annen kunde i systemet. Dette for å forenkle statistikkmulighetene og liknende mot kunder som har flere bestillings- og leveringspunkter. Når du velger avdeling på en ny kunde får du opp en liste over alle eksisterende kunder.  Velg en kunde i lista for å knytte det nye firmaet opp som avdeling mot den valgte kunden.

Prospekt
Et nytt firma som ennå ikke er ny kunde, men kun potensiell kunde, og som det f.eks. gjøres innledende salgsfremstøt mot, kan opprettes som prospekt. Det kan opprettes tilbud på slike prospektkunder, og det kan opprettes kontaktpersoner og avtaler/aktiviteter som på en vanlig kunde, men det er ikke lov til å opprette ordrer. For å opprette ordre må prospektet gjøres om til kunde. Kun brukere med «Tilgang til prospektvalg» i brukerinnstillingene kan endre status på prospekter til kunder.

Dersom en kunde ikke har aktive ordrer, kan en bruker med «Tilgang til prospektvalg» også endre dennes status til prospektkunde.

Organisasjonsnummersøk
Skriv inn organisasjonsnummer, og klikk  for å søke opp all tilgjengelig firmainformasjon direkte fra Brønnøysundregistrene. Funksjonen må aktiveres i Systeminnstillinger.

Adresser

Alle kunder kan ha tre forskjellige adresser. Alle firmaer må ha en hovedadresse. I tillegg til adressene på firmaet er det mulig å definere egne adresser både på en ordre og på en kontaktperson.

Klikk «Opprett kunde» for å opprette kunden. Du blir nå sendt til redigeringssiden hvor du kan sette opp flere valg:

Fast selger

Når kunden er opprettet kommer du til redigeringssiden for kunden. Her har du mulighet til å registrere hvilken selger som er ansvarlig for denne kunden. Navnene i lista hentes blant kontaktene til firmaet som er satt til å være «systemeier».

Hovedkontakt

En kunde kan ha definert en hovedkontakt. Her kan velges mellom de kontaktene som er opprettetp å kunden. En hovedkontakt vil automatisk bli satt som kontaktperson på nye ordrer som opprettes på kunden.

Rabattsats

En kunde kan ha en fast rabatt som legges på alle fakturaer. Denne rabatten beregnes på faste fakturalinjer fra ordren, men ikke på frakt eller ekstra fakturalinjer som legges til sent i faktureringsprosessen. Dersom fakturaen inneholder varer som har rabatt (fra rabattmatrisen), beregnes ikke kunderabatt. Alternative rabattsatser sette opp under System -» Rabattsatser.

Fakturametode

En kunde kan få faktura på én av tre måter: per papir, e-post eller EHF (e-faktura). Ved faktura på e-post må det fylles ut en e-postadresse som fakturaen skal sendes til. For EHF må det settes opp en «endepunkt-ID». I tillegg må innstillinger for EHF konfigureres i systeminnstillingene.

Fakturaen sendes på e-post / EHF straks den godkjennes i fakturaoversikten.

Kundetyper

Kunder kan organiseres i ulike grupper, kalt kundetyper:

Kundetyper kan danne grunnlag for rabatter, statistikk, rapportering og eksportering. Hvilke typer som er tilgjengelig, administreres under «Kundetyper».