Systeminnstillinger

På siden systeminnstillinger kan du sette opp generelle innstillinger for OnTop.

Fakturering/Regnskap

Sett opp standardverdier for fakturering og regnskapseksport. MVA-koder, kontonumre og klientnumre fås fra regnskapssystem.

Standard kreditt-tid settes med antall dager. Nye kunder som opprettes får denne kreditt-tiden, men denne kan overstyres på kunden. Når faktura opprettes er det kundens kredittid som gjelder. Dersom det ikke er angitt noen kredittid på kunden, brukes innstillingen på systemnivå.

Ved bruk av KID-kode kan det velges mellom 4 ulike typer. Eksportformat settes til det systemet som deres regnskapsfører benytter. Dersom systemet ikke er ført opp i lista, må eksport til et annet format programmeres spesielt.

Integrasjon med PowerOffice Go
OnTop er integrert med PowerOffice Go, og sender kundeinformasjon og fakturerte bilag direkte etter godkjent fakturering. For å aktivere integrasjonen i OnTop, velg først «PowerOffice Go» i lista over eksportformat, og fyll deretter ut feltene under fanen «Api integrasjoner».

URL: https://api.poweroffice.net
Applikasjonsnøkkel: 412d1349-d399-4a35-86f8-e0eff3445437

Klientnøkkel knytter integrasjonen med ett spesifikt firma i PowerOffice. Denne skaffes ved å legge til OnTop som utvidelse i PowerOffice. I PowerOffice, gå til Instillinger » Utvidelser, og finn OnTop i lista over tilgjengelige utvidelser. OBS: Kopier og ta vare på klientnøkkelen som genereres her før du klikker «Legg til». Legg til utvidelsen og kopier inn klientnøkkelen i OnTop-innstillingene.

Før du kan fakturere må Initio kjøre et script i OnTop som henter kunde-id-er på eksisterende kunder i PowerOffice. Dersom du ikke har brukt PowerOffice tidligere, trenger vi ikke å kjøre dette scriptet først.

Utelat giro, ikke fyll ut giroblankett: Når valget aktiveres skrives det ikke ut informasjon på girodelen av fakturaen. Området kan da brukes til informasjon som plasseres på bakgrunnspdf.

Forhåndsbetaling: Aktiverer mulighet for å tillate kontant- eller forhåndsbetaling av ordrer. Disse sendes ikke til fakturering, men kjøres ut til egen raapport som kan samkjøres med ev. rapport fra kortterminal/bank.

Bruk ordrenavn som standard fakturatekst: Når denne er avkrysset vil fakturatekst autoutfylles med ordrenavn ved fakturering dersom det ikke allerede er fylt ut fakturatekst-notat.

EHF: Elektronisk handelsformat må kun settes opp dersom firmaet har egen avtale om dette og har fått riktig oppsett fra sin bank.

Webservice / Corda-kobling

Disse innstillingene gjelder i hovedsak digitalordrer og bestilling av digitaltrykk fra Corda.

• Statuskode – Angi hvilken statuskode nye digitalordrer skal få.
• Produktgruppe – angi hvilken produktgruppe nye digitalordrer skal gis.
• Standardkunde – Dersom digitaltrykkordren kommer fra en kunde som ikke er kjent, knytt ordren til denne kunden.

Standardtekster

Her kan defineres standardtekster for tilbudsbrev og ordrebekreftelser, samt signatur på e-post som går med faktura. Tekstene for tilbudsbrev og ordrebekreftelse vil ligge ferdig utfylt når du velger å sende tilbudsbrev eller ordrebekreftelse. Teksten kan redigeres på det enkelte tilbudet eller ordrebekreftelsen.

Pakkesporing

Hvis varsling av kunde ved levert ordre er aktiv, og leveringen på ordren har definert et sendingsnummer, så vil det genereres lenke til pakkesporing i e-posten som går til kunden. Fyll ut lenke til sporingstjeneste her. På det stedet i lenken som sporingsnummeret skal inn, må det her skrives «%s».
Eksempel: http://sporing.bring.no/sporing/KMSporingslink.aspx?PackageNumber=%s

For pakker som sendes fra produksjonstavla via Consignor, vil det gå automatisk e-post til mottaker når leveringen på ordren er oppdatert med pakkesporingsnummer fra Consignor. Her defineres hvilken e-postadresse som skal stå som avsender av denne e-posten. Dersom dette feltet står tomt, benyttes e-postadressen til systemeier-firmaet. Når pakkesporingsnummer kommer fra leverandør, kan dette legges inn med en automatisk generert lenke til pakkesporingsinformasjon.

Designelementer

Her kan lastes opp designelementer for ulike dokumenter i OnTop.

Logobilde for tilbudsbrev og ordrebekreftelse: Bilde i png-format, tilsvarende 75,5x20 mm. Dette plasserer seg oppe til venstre på tilbudsbrev og ordrebekreftelse. Filen benyttes også på rekvisisjon. (Eksempel.)

Bunnbilde for tilbudsbrev og ordrebekreftelse: Bilde i png-format, tilsvarende 190x20 mm. Dette plasserer seg i bunnen på tilbudsbrev og ordrebekreftelse. Filen benyttes også på rekvisisjon. (Eksempel.)

Bakgrunnspdf for ordreseddel: Format PDF, A4. Bakgrunn på ordreseddel. Ikke lenger i bruk.

Bakgrunnspdf for adresselapper: Format PDF, 120x75 mm. Det er satt av plass til bakgrunnselementer som logo og avsenderadresse i bunnen av lappen, ca 23 mm høyde fra bunnen. (Eksempel.)

Bakgrunnspdf for navneetikett: Format PDF, 89x28 mm. Brukes som bakgrunn på navneetikketter fra produksjonstavla. (Eksempel.)

Bakgrunnspdf for pakkseddel (A4): Format PDF, A4. Brukes som bakgrunn på pakksedler som skrives ut fra leveringsinformasjon på ordrer. (Eksempel.)

Bakgrunnspdf for postetikett: Format A4, 100x54 mm. Brukes som bakgrunn på postetiketter som skrives ut fra produksjonstavla. (Eksempel.)

Bakgrunnspdf for faktura: Format PDF, A4. Standard faktura-format. Det er satt av plass til logo og firmainformasjon oppe til venstre. (Eksempel med giroblankett og uten giroblankett.)

Arbeidstid

Ved bruk av stemplingsur og tidskonto, kan her defineres hva som er kjernetid for ansatte som har tidskonto/fleksitid.

Moduler

Sett generelle innstillinger for oppførsel.

Påminnelse om tidsregistrering: Når denne er aktivert vil ansatte som logger inn, og har ufullstendig stemplingsinformasjon og/eller tidsregistrering på ordre, få opp et dialogvindu med melding om dette. Fra dette vinduet finnes snarveier til stempling og tidsregistering. Varslingen kommer i form av en varseltrekant ved tidsregistrering i snarveimenyen, samt en dialogboks med detaljoversikt som vises på kunderegister-siden. Varslingen slår til i følgende tilfeller:

• Hvis innstemplet tid er mindre enn 75 % av vilkårstid for den aktuelle dagen (angitt i brukerinnstillinger), og det ikke er registrert fravær for det overskytende.
• Hvis det er registert mindre tid på ordre enn 60% av vilkårstid for den aktuelle dagen (fravær iberegnet)
• Hvis det ligger uhåndterte autoutstemplinger for tidligere dager.

Endringslogging etter sendt ordrebekreftelse: Når denne er aktivert vil ordrebehandler bli tvunget til å skrive inn en endringsmelding på ordrer dersom det har blitt sendt ordrebekreftelse. Endringsmeldingen logges og kan også sendes til kunden per e-post.

Standardverdier

Standardverdien benyttes dersom ordrebehandler bruker knappen «Send til produksjon» fra sammendragsfanen på en handelsvareordre. Dersom ordrebehandler har glemt å endre status fra «ny», vil status automatisk settes til den statusen som her er valgt. Typisk en «i produksjon»-status.

Arbeidsflyt

Oppretter som ordreansvarlig: Den som oppretter en ordre settes automatisk som ordreansvarlig.

Varsle ny ordreansvarlig:Når valget settes til «Ja», vil det gå en e-post til medarbeideren som settes som ordreansvarlig på en ordre. Med mindre det er vedkommende selv som redigerer ordren.

Innlasting ordrevindu: Definer minuttintervall for automatisk reload av ordrelista. Hvis feltet står til «0» vil ordrelista ikke laste seg inn på nytt automatisk.

Vis alltid aktive ordrer (uavhengig av datoomfang): I ordrelista vil alle aktive tilbud og ordrer alltid vises uavhengig av valgt datoomfang. Fakturerte og avsluttede ordrer vil fortsatt respektere satt datomfang. Dette valget kan aktiveres dersom default datoomfang er kort, og det er en fare for at ordrer kan gå i glemselen når de «faller utenfor» satt datoomfang.

Fargekoder i ordreliste: Velg om order skal få fargekoder i ordrelista basert på leveringstid eller ordrestatus.

Leveringsdato standardvalg: Når valget er aktivt vil ordrer hvor leveringsdato nærmer seg få bakgrunnsfarge i ordrelista og på ordren (dersom leveringsdato er valgt over). Dette krever at det er definert et sett med Fargekoder. Det vil også komme et varsel på ordreseddelen om at leveringsdato må overholdes.

Klokkeslett på leveringsfrist: Legger til et felt for klokkeslett i tillegg til leveringsdatoen på leveringsfristen.

Produktgruppe på ordrer (påkrevd): Påtvinger valg av produktgruppe på ordren.

Opprett tilbud som standard: Når valget er aktivt, vil krysset for «opprett tilbud» være på som default ved opprettelse av ny ordre.

Standard oppfølgingsfrist: Definer antall uker for standard oppfølgingsfrist. Når et antall uker er definert, vil ordrens oppfølgingsfrist settes automatisk ved sending av tilbudsbrev.

Rekvisisjonsnr + løpenummer(ordrenr): Legger til ordrenummeret foran rekvivisjonsnummeret.

Rekvisisjon ikke vis sluttkundeinfo: Når rekvisisjon sendes til leverandør, vil informasjon om kunden skjules.

Bruk editor på fremmedordre: Aktiverer mulighet for rik tekst / html-editor på beksrivelsesteksten på fremmedordre/rekvisisjon til leverandør. Standard er enkel tekst.

Kopier ordre: inkluder alt: Aktiver/deaktiver hva som inkluderes når ordre kopieres. Når avkrysset er alt inkludert i kopien som standard.

Bruk brreg-søk: ved oppretting av ny kunde, fyll ut kun org.nr, og la OnTop hente firmanavn og adresseinformasjon direkte fra foretaksinformasjonen i Brønnøysund-registrene.