Rediger kunde

En eksisterende kunde kan redigeres ved å markere kunden i tabellen og klikke .

Rediger informasjonen om kunden, og klikk «Lagre kundedetaljer» for å lagre. Også her vil det kommer melding dersom ikke alle obligatoriske felter er utfyllt.

Dersom kunden er en avdeling eller en kunde som tilhører en broker, vil informasjonen om «eid av broker» stå i tilknytning kundenummeret.

Konserntilknytning

Et firma kan tilhøre et konsern og enten være, eller tilknyttes, en «konsernmor». Dersom firmaet er konsernmor, sett kryss for dette. Valget for tilknytning blir da deaktivert.

For å knytte firmaet til en eksisterende konsernmor, klikk  og velg «mor-firma» i vinduet som åpnes.

Reskontonummer

Kundens nummer i regnskapssystemet. Som hovedsak benyttes gjerne kundenummeret, men dersom regnskapssystemet har en kunde registrert på et annet nummer, må regnskapssystemets kundenummer fylles ut her. Det vil da være dette nummeret som eksporteres til regnskap. Dersom feltet ikke er utfylt, brukes OnTops autogenererte kundenummer.

Aktivitesttyper

Kunder og kontakter kan tagges med én eller flere aktivitetstyper for å organisere senere aktiviteter. Tilgjengelige aktivitesttyper må først settes opp under Aktivitetstyper. Klikk  for å velge aktivitetstyper for aktuell kunde. For å fjerne en aktivitetstype fra kunden, klikk  ved denne aktiviteststypen.

Fast selger

På hver kunde er det mulig å registrere hvilken selger som er ansvarlig for denne kunden. Navnene i lista hentes blant kontaktene til firmaet som er satt til å være «systemeier».

Hovedkontakt på denne kunden

Én av kundens kontakter kan settes til å være hovedkontakt. Denne kontakten kan opprettes i ettertid og gis denne rollen ved opprettelse.

Rabattsats

En kunde kan ha en fast rabatt på alle ordrer. Rabattsatser defineres under System -» Rabattsatser. Rabatten vil komme fram både på tilbudsbrev, ordrebekreftelser og fakturaer. Dersom det i tillegg er definert en produktgrupperabatt som er høyere enn kunderabatten, brukes produktgrupperabatten. Denne kommer ikke i tillegg til kunderabatt.

Fakturametode

En kunde kan få faktura på én av fire måter: per papir, e-post, EHF (e-faktura) eller internfaktura. Ved faktura på e-post må det fylles ut en e-postadresse som fakturaen skal sendes til.

For EHF må det settes opp en «endepunkt-ID» (kun 8 siffer), og org.nr. (uten mellomrom) er påkrevd. I tillegg må innstillinger for EHF konfigureres i systeminnstillingene.

Fakturaen sendes på e-post / EHF straks den godkjennes i fakturaoversikten.

MVA-pliktig

Dette valget vil alltid være tilgjengelig dersom EHF er konfigurert. Det er mulig å aktivere valget generelt uavhengig av EHF. Ta kontakt med support. Valget styrer default MVA-innstilling for kunden. Når valget «MVA-pliktig» er aktivert på generell basis uavhengig av EHF), vil valget også være tilgjengelig på ordrenivå, slik at MVA kan aktiveres eller deaktiveres på ordrenivå før ordren faktureres. Når valget ikke er tilgjengelig, vil det å definere MVA/MVA-fri kun være tilgjengelig på Ordre til fakturering.

Fakturagebyr

Sett kryss for å overstyre systemets oppsatte fakturagebyr, og fyll ut gebyr for denne kunden (kan stå til 0,00).

Notatlogg

For å registere et notat på en kunde før inn notatet i feltet til venstre, og klikk «Lagre notat». Notatet legges til i loggen til høyre og lagres med navn og dato i tillegg til selve notatet. Notatloggen kan brukes som et verktøy for kundeoppfølging og liknende.

Notatloggen er også tilgjengelig i kunderegisteret når du dobbeltklikker på kunden. En bruker med skrivetilgang til kunderegisteret kan legge til nye loggnotater. En bruker med lesetilgang til kunderegisteret kan kun lese eksisterende notater, ikke legge til nye.

Andre valg

Generelle valg som styrer standardinnstillinger på nye ordrer. Tilgjengelige valg er:

Ordrer skal samlefaktureres: Ny ordrer til kunden blir automatisk merket som at de skal samlefaktureres. Dette kan deaktiveres senere på enkeltordrer som ikke skal samlefaktureres. Det er nyttig å aktivere dette valget dersom ordrene til kunden som hovedsak skal samlefaktureres. To unntak finnes for hva som kan samlefaktureres: Dersom kundens fakturametode over er satt til EHF, vil ordrer ikke samlefaktureres, kun enkeltfaktura. Kreditnotaer genereres også alltid som enkeltfaktura, og vil aldri inkluderes på en samlefaktura.

Påkrevd referanse/prosjektnummer på ordre: Dersom en kunde krever at fakturaer skal merkes med referanse, så kan dette valget aktiveres. På ordrer til en slik kunden vil da feltet «Ref./prosjektnummer» være et pårkevd felt.

Slette/sperre kunde

En kunde som er opprettet kan aldri slettes helt, men kunden kan både sperres/låses og skjules.

Kundetyper

Kunder kan organiseres i ulike grupper, kalt kundetyper:

Kundetyper kan danne grunnlag for rabatter, statistikk, rapportering og eksportering. Hvilke typer som er tilgjengelig, administreres under «Kundetyper».