Internfaktura

Når en kunde er satt opp med fakturametode «internfaktura», vil fakturerte ordrer legges denne oversikten.

Avregning til kostnadssteder – Send markerte ordrer til intern ompostering. Status endres til «Kontrolleres».

Endelig avregning – Eksporter excel-rapport til regnskap av markerte, godkjente ordrer. Når eksport er utført vil ordrenes status endres til «Avregnet».

– Eksporter aktuell tabell med alle kolonner til excel. Dette gjør ingen endringer på ordrene.

Intern ompostering

Nye ordrer til fakturering vil ha status «Intern ompostering». For å sende rapport til godkjenning til de ulike kostnadsstedene, marker aktuelle ordrer og klikk «intern ompostering». Dersom valget «send e-post» over tabellen ikke er avkrysset, vil det kun komme opp en rapport over antallet omposteringer, og ingenting vil sendes. Dersom e-postvalget er avkrysset, vil det gå e-post til alle berørte kostnadssteder med e-postadresse. For kostnadssteder som ikke har e-postadresse vil det genereres en rapport som kan skrives ut og sendes i papirpost.

Godkjenning av ompostering

Når kontaktperson på kostnadsstedet mottar e-post med informasjon om omposteringer, følger det med en lenke til OnTop som han klikker på.

Tabellen lister opp alle ordrer som ligger til godkjenning på samme kostnadssted. Dersom én person har ansvaret for flere kostnadssteder kan han derfor motta flere e-poster.

Vedkommende som skal godkjenne må se over hver enkeltordre og sette kryss til venstre for de som er godkjent. Dersom ordren er registrert på en kunde som har flere kostnadssteder registert, vil han kunne velge å knytte ordren til et annet kostnadssted. Han kan også endre prosjektnummer og endre analyse før godkjenning. Dersom omposteringen ikke godkjennes må det angis en kommentar i feltet til høyre. Når alle ordrene er gjennomgått, klikk «Send inn endringer og godkjenninger».

Lenken som genereres er alltid den samme for et kostnadssted, og kan dermed også bokmerkes, om ønskelig. Godkjente ordrer forsvinner fra oversikten, mens alle ordrer som ikke er godkjent vil fortsatt ligge synlig.

Ordrer som godkjennes får status «Godkjent». Dersom en ompostering ikke ble godkjent, men fikk en kommentar, vil ordren få status «Kommentar». Ved kommentar, går det også en e-post tilbake til systemansvarlig med varsel og kommentarer.

Endelig avregning

Når alle omposteringer er godkjent kan de sendes til endelig avdregning. Marker de godkjente ordrene og klikk «Endelig avregning». Status settes til «Avregnet». Ordrer som er endelig avregnet vil de være låst for endringer, og dette kan ikke angres.