Tidskonto-administrasjon

Tidskonto-administrasjon er kun tilgjengelig for brukere med tilgang til brukeres tidstavle

Stemplingsperiode

For at systemet skal kunne beregne stemplingstid og fravær, må det defineres stemplingsperioder. Vanligvis vil en periode være et kalenderår, men perioder kan også settes opp halvårsvis eller kvartalsvis. Ved stemplingsperiodens slutt blir alle tidskontoer og feriedager nullstilt.

For å definere en ny stemplingsperiode, velg måned og år som perioden skal starte, fyll ut antall måneder den skal vare, f.eks. «12», og klikk «Lagre». En ny periode kan ikke overlappe en tidligere definert periode.

Juster tidskonto

Av og til må tidskontoer justeres. Det kan være at timer skal overføres til neste kalenderår, at det blir utbetalt overtid eller på annen måte skjedd ting som gjør at tidskontoen må justeres manuelt.

For å justere en tidskonto må først riktig medarbeider velges fra listen og den datoen som justeringen gjelder må settes. En kommentar må også skrives. Når en medarbeider er valgt, vil du se informasjon om aktuell tidskonto og antall feriedager til gode. Timer og minutter må fylles ut i formatet HH:MM, altså timer:minutter, f.eks. «02:45». Tiden kan fylles ut både som et positivt og et negativ tall. Tidskonto kan så justeres må følgende måter:

• Justering i tid til gode – Foretar kun en enkel justering av tidskontoen. Denne benyttes hvis medarbeideren skal ha overført timer fra forrige stemplingsperiode over til ny periode. positivt tall øker tidskontosaldo, negativt tall reduserer tidskontosaldo.

Feltene under «Til utbetaling» gjelder i tilfeller hvor en medarbeider som ikke har tidskonto (og dermed får beregnet overtid automatisk) skal få utbetalt hele eller deler av tidskontoen i lønn:

• Time +50% – Brukes ved utbetaling av overtidstimer + tillegg. Tidskonto reduseres tilsvarende. Fyll ut de overtidstimene som skal til betaling (positivt tall), f.eks. «2:00». Tidskonto vil reduseres tilsvarende (-3:00).
• Time +100% – Brukes ved utbetaling av overtidstimer + tillegg. Tidskonto reduseres tilsvarende. Fyll ut de overtidstimene som skal til betaling (positivt tall), f.eks. «2:00». Tidskonto vil reduseres tilsvarende (-4:00).
• Kun tillegg 50% – Brukes i tilfeller hvor medarbeideren kun skal ha utbetalt overtidstillegget. Dette påvirker ikke tidskontoen, men notatet legges til i tidsbruk-rapporten.
• Kun tillegg 100% – Brukes i tilfeller hvor medarbeideren kun skal ha utbetalt overtidstillegget. Dette påvirker ikke tidskontoen, men notatet legges til i tidsbruk-rapporten.
• Time uten tillegg – Brukes ved utbetaling av ordinær timelønn. Fyll ut antall timer, f.eks. «2:00». Tilsvarende tid trekkes fra tidskontoen (-2:00).

Sett dato for tidskontolåsing

Tidskonto-admin kan når som helst låse for tidskontojusteringer. Dette kan f.eks. være nyttig etter at overtider oppgjort og måendslønn er kjørt, slik at ingen gjør endringer på oppgjorte måneder. Sett dato og klikk «Lagre». Du vil da få tre advarsler som du må ta stilling til før tidskonto blir justert. Les advarslene nøye!

Du kan ikke endre denne datoen til en tidligere dato enn det som tidligere er satt. Du kan heller ikke sette datoen til en dato nærmere enn to dager i forveien. Denne datoen er angitt på siden.

Før du endrer låsedato, er det ditt ansvar å sjekke følgende:

• At alle autoutstemplinger er justert til korrekt tid.
• At alle sykefravær er registrert og oppdatert. Dette er spesielt viktig for de som er inne i en sykemeldings-/egenmeldingsperiode!

Brukerne vil ikke kunne gjøre justeringer/endringer på stemplingsperioder eller fraværsregistreringer på datoer før angitt låsedato! Låsing vil gjelde for alle datoer fram til og med angitt dato.