Oppdater informasjon fra OrgReg

Når en bruker logger inn i portalen (ntnu.no/grafisksenter/shop), kommer informasjon om tilknytning med i informasjonen fra Feide. Dette er en såkalt «ouId», som gjerne har 3 eller 4 siffer, og plasserer brukeren et eller annet sted i organisasjonsstrukturen til NTNU. En bruker kan ha flere ouId-er. Portalen spør så OnTop om OnTop kjenner ouId-en(e), og OnTop svarer med en liste over ksteder som denne brukeren har lov til å bruke.

Dersom OnTop ikke kjenner ouId-en, vil ikke portalen kunne vise liste over ksteder, og brukeren kan ikke bestille.

Hver morgen kl. 06:00 kjøres en sjekk i OnTop som sammenholder informasjonen på NTNU-firmaene i OnTop med informasjonen i NTNUs eget OrgReg (https://gw-ntnu.intark.uh-it.no/orgreg/ou/). Dersom OnTop finner samsvar mellom firmanavn i OnTop og enhetsnavn i OrgReg, legges ouId-ene til på firmaene automatisk. For enheter som ikke har egne firmaer i OnTop, eller hvis navn ikke er det samme, lages en liste over ouId-er som ikke finnes i OnTop. Og i motsatt tilfelle, ouId-er som er lagt inn på firmaer i OnTop, men som ikke lenger finnes i OrgReg.

E-post med vedlegg

En e-post med vedlegg sendes til den brukeren som er definert som systemeier i OnTop. Denne kan ha følgende informasjon:

Antall treff i OrgReg som ikke er i OnTop: 15
Antall treff i OnTop som ikke er i OrgReg: 4

Dette betyr at det er 15 enheter i NTNUs OrgReg som ikke er tilknyttet noen kunder i OnTop, og at det er 4 ouId-er som er lagt inn på kunder i OnTop, men som ikke lenger finnes i OrgReg.

Vedlagt i e-posten ligger en excel-fil med to faner. Én med navn OrgReg, som viser nye enheter i OrgReg, og én fane med navn OnTop, som lister opp Firmanavn som har utdaterte ouId-er.

Oppdatere kundene

Det er ikke alltid slik at det bør være ett firma i OnTop per ouId i OrgReg. For underenheter i OrgReg vil man med fordel legge inn ouId på institutt- eller faktultetsnivå, alt etter som. Gå til kunderegisteret og filtrer lista på et enhetsnavn fra Excel-fila. Rediger denne kunden. Under fanen «Firma»,  finn boksen «OU-ID, Komma separert liste».

For OuId-er som ligger i OrgReg, men ikke i OnTop, tilføy denne id-en i denne boksen. For OuId-er som ikke lenger finnes i OrgReg, fjern nummeret fra denne boksen. Lagre kunden.

Nytt firma

Dersom det er en helt ny enhet som er opprettet, og som ikke allerede har eksisterende kunde i OnTop, må det opprettes en ny kunde. Ny kunde må opprettes som avdeling under det fakultetet den tilhører, og du må sette fakturametode til «internfaktura». Navnet bør være lik enhetsnavnet i OrgReg, som vist i Excel-fila.

Nye firmaer må også tilknyttes i Corda. Dette gjøres ved å logge inn som admin i Corda, finn «Avdelinger» i venstremenyen, og opprett en ny avdeling med navn = Firmanavn, og legg til det nye firmaets OnTop-kundenummer i feltet for OnTop-kunde med innledende «K:», slik «K:123456».

Kostnadssteder

Når firmaene er oppdatert med korrekte ouId-er, kan systemet selv hente kostnadssteder fra disse ouId-ene. Dette er et eget script som kjører hver 6 time (mer konkret kl. 0:30, 6:30, 12:30 og 18:30), og du trenger i prinsippet ikke å gjøre noe. Dersom det haster å få ksted på plass, kan du manuelt opprette dette på kunden ved å angi Nytt kostnadssenter under fanen Kostnadssenter.