Fast faktura

Fast faktura benyttes ved fakturaer som sendes jevnlig med samme oppdrag og beløp, f.eks. abonnementer, driftsavtaler e.l.

– Send forfalte fakturaer til fakturering.

 – Søkefelt for å søke på innhold i eksistrende fastfakturaer.

Når du kjører forfalte fakturaer (som har «neste forfall» i dag eller tidligere), vil det dukke opp på skjermen som forteller om OnTop fant noen fakturaer å sende, og hvor mange. Fakturaen godkjennes direkte legges til fakturaoversikten, klar til utskrift/sending. Fastfakturaer har sitt eget «abonnementsnummer» som vil vises som ordrenummer på fakturaen.

Kolonnen «Ant. fakt. (Aktiv/Totalt)» gir en oversikt over antall fakturaer på hver kunde, og hvor mange som er aktive fakturaer, altså ikke terminerte fakturaer.

Dobbeltklikk på en linje for å redigere innholdet på fakturaen.

Ny fast faktura

For å opprette en ny fast faktura på en kunde, gå til kunderegisteret, marker en kunde og klikk .

Fakturalinjene baseres på prosesskoder, de av dem som er definert til å brukes til fast faktura. Prosesskodene settes opp av systemeier under System -» Prosesskoder.

Du kan legge til så mange rader til fastfaktura som du trenger. Hver rad blir i prinstippet én faktura, men ved datosammenfall kan flere linjer defineres til å samlefaktureres. Følgende felter kan defineres:

• Produktgruppe – Velges fra listen over tilgjengelige produktgrupper.
• Beskrivelse – Velges fra listen over tilgjengelige prosesskoder. Teksten kan redigeres i etterkant.
• Fakturatekst – Legg til en utfyllende fakturatekst. Dersom ikonet er grått er det ikke lagt til fakturatekst. Farget ikon har fakturatekst.
• Antall – Antall timer/stk, basert på hvilken type prosesskode som er valgt.
• Fakturabeløp – Når faktraen opprettes kalkuleres beløpet basert på time/stk-pris på prosesskoden og angitt antall. Beløpet kan redigeres straks fastfakturaen er opprettet. Når fakturaen er opprettet vil ikke lenger beløpet beregnes ut fra prosesskodepris, men må oppdateres manuelt.
• Mnd. intervall – Angi hvor ofte fakturaen skal sendes. «1» angir månedsvis fakturering; «3» vil faktureres kvartalsvis (hver 3. måned), og «12» faktureres årlig.
• Neste forfall –  Angi når neste faktura skal kjøres. Neste forfall oppdateres alltid ved kjøring av fastfaktura og legger til tid tilsvarende månedsinintervall som er definert.
• Terminering – Denne står tom på aktive avtaler, men må fylles ut med en dato dersom avtalen avsluttes og det ikke skal sendes flere fakturaer. Denne kan settes til en hvilken som helst dato. Dersom dato settes så langt inn i fremtiden at det er flere forfall fram til datoen, vil ordren faktureres som normalt helt til «Neste forfall» faller på en dato etter termineringsdatoen. Når termineringsdato er passert, vil raden i tillegg markeres tydelig med grå bakgrunn.
• Ref./kontakt – Angi referansenummer/kontaktperson på fakturaen.
• MVA/Samlefakt. – Sett kyss ved disse for å definere om fakturaen skal faktureres med eller uten MVA og om den skal faktureres samlet med andre faste fakturaer. En faktura som er uten MVA vil ikke kunne samlefaktureres.
• Sist fakturert –  Viser informasjon om forrige forfall på eksisterende fastfaktura.
• Opprettet – Dato denne fastfakturaen ble opprettet på eksisterende fastfaktura.

Klikk «Lagre» for å lagre fakturaen. Merk at priser ikke oppdateres automatisk om man senere endrer antall. Priser hentes inn fra prosesskoden når fakturaen opprettes, men må siden redigeres manuelt når priser eller antall skal oppdateres.